Trabajar muchas horas, producir poco y vivir con la sensación que falta tiempo. Esas son algunas señales de que la productividad puede estar por debajo de lo esperado. Para muchas personas, concluir una tarea dentro de un plazo es una misión casi imposible. Mientras los deberes se acumulan, también crece la sensación de cansancio y estrés.
Actividades como revisar e-mails o las redes sociales cada cinco minutos, conversar con los compañeros durante el horario de trabajo y participar de muchas reuniones, pueden causar la pérdida del rendimiento. Además de esas distracciones, la falta de planificación también perjudica la performance.
Pero, después de todo, ¿cómo aumentar el rendimiento y evitar la sensación de que siempre falta algo por resolver? En búsqueda de esas respuestas, el periódico brasileño Folha Universal entrevistó a tres especialistas que señalan las principales distracciones del ambiente de trabajo y las mejores tácticas para combatirlas. Véalas a continuación:
Falta de gestión del tiempo
Administrar el propio tiempo es el primer paso para ser más eficiente. Lo ideal es realizar una previa planificación de por lo menos tres días, ya que esto le permitirá al profesional que se anticipe. “Es importante entender cuáles son las tareas que realmente son importantes, planificadas y que traen resultado, cuáles son urgentes y que deben resolverse; y cuales son circunstanciales, es decir, tareas imprevistas que pueden eliminarse. La idea es enfocarse en lo que es importante y urgente, y eliminar las tareas circunstanciales”, explica Christian Barbosa (foto al lado), especialista en gestión del tiempo y productividad personal. Él es el autor del libro “A Tríade do Tempo”(La Tríada del Tiempo).
Falta de enfoque
Para aumentar la productividad, se necesita conocer los propios objetivos y metas. Los profesionales que no saben cuáles son las prioridades del trabajo,están más sujetos a las distracciones. “Es importante definir prioridades y después realizar una planificación de corto, medio y largo plazo”, aconseja el coach y entrenador de comportamiento Mauro Pennafort.
Dificultad en decir “no”
Muchos profesionales han puesto en riesgo su rendimiento debido a las constantes interrupciones de compañeros de trabajo, o de jefes que piden cada vez más tareas. “Es importante que la persona comience a poner límites y sepa decir ‘no’. Por ejemplo, si usted tiene un compañero que lo invita a tomar café diez veces por día, explíquele que usted está organizando mejor sus horarios”, sugiere Pennafort.
Chismerío
Hablar mal de compañeros de trabajo y preocuparse demasiado por la vida de los demás, son situaciones que llevan a la pérdida de tiempo y hacen que el ambiente sea desagradable. Evite el exceso de socialización con los chismosos y usted tampoco difunda rumores. “Los chismes e intrigas son situaciones que conducen hacia la negatividad. Lo mejor es respirar hondo, enfocarse en lo que es importante y desviarse de esa energía que no lleva a ningún lado”, afirma la doctora en psicología Sandra Benevento Bertelli, que trabaja en el área de gestión de personas.
Multitareas
Realizar muchas actividades al mismo tiempo puede dispersar la atención y disminuir los resultados. “La mente debe estar enfocada en una sola tarea a la vez. Hacer varias cosas al mismo tiempo lleva a la pérdida de hasta un 30% de tiempo”, dice Christian Barbosa.
Redes sociales y correos electrónicos
Facebook, WhatsApp, Instagram y Twitter son distracciones aparentemente inofensivas, pero, pueden robar mucho tiempo. Si su trabajo no exige el uso de estas redes, lo ideal es evitarlas. Otra opción es hacer una pequeña pausa para ver las redes sociales. Lo mismo es válido para los e-mails: determine algunos momentos del día para leer y responder mensajes.
Sedentarismo
Realizar actividad física brinda una sensación de bienestar, lo que puede aumentar el rendimiento. Además, realizar ejercicios de respiración ayuda a mejorar la concentración. “La actividad física es un combustible para nuestra productividad y asertividad. La mente tiene mejor claridad, la autoestima mejora y la persona se siente más activa”, recuerda Sandra.
Reuniones y ambiente dispersivo
Un ambiente laboral abierto y ruidoso puede robar la atención de los profesionales. Teléfonos sonando, compañeros que hablan en voz alta y aparatos sonoros encendidos pueden reducir los resultados. Para los profesionales, la sugerencia es utilizar auriculares. “El volumen gigantesco de reuniones también gasta tiempo. El exceso de reuniones reduce los resultados”, advierte Barbosa.